در حالی که طبق قانون، تمامی دستگاه‌ها به جز وزارت دفاع مکلف به تحویل اسناد راکد خود به مرکز اسناد ملی هستند، بسیاری از مراکز و دستگاه‌ها به دلایل مختلف از انجام این کار سربازمی‌زنند. اهمیت این موضوع زمانی است که متوجه می‌شویم اکثر این مراکز و دستگاه‌ها، از سیستم استاندارد برای نگهداری و صیانت از این اسناد که بخشی از هویت تاریخی و ملی این کشور است، بی‌بهره‌اند. علی زرافشان، معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی، در گفت‌وگویی با تسنیم به چرایی این روند اشاره کرده است. به گفته او، میلیون‌ها برگ سند در این کشور هستند که در شرایط نامساعد نگهداری می‌شوند. او از تشکیل شورایی در مرکز اسناد ملی به‌منظور همگرایی دستگاه‌ها خبر داده است، اما به نظر می‌رسد با وجود این هنوز زور بسیاری از این دستگاه‌ها می‌چربد. گفت‌وگوی او با تسنیم را می‌توانید در ادامه بخوانید:
*تسنیم: آقای زرافشان شنیده شده که مرکز اسناد ملی، نماینده‌ای را جهت بررسی ابعاد حادثه حسن‌آباد اعزام کرده است. در این‌باره کمی توضیح بفرمایید، به غیر از اسنادی که در آتش سوخته، اسناد دیگری هم بوده‌اند که نابود شده باشند؟
من از این فرصت استفاده می‌کنم تا این نکته را بگویم که آنچه در میدان حسن‌آباد تهران اتفاق افتاد، ممکن است در هر بایگانی راکد دستگاه دیگری نیز رخ دهد. آنچه در دفترخانه شماره 39 رخ داد، هشداری است برای علاقه‌مندان به میراث و اسناد کشور تا درباره نحوه نگهداری اسناد بازاندیشی کنند. به هر حال 50 سال قبل افراد با دیدن این صحنه‌ها تشخیص دادند تا سازمانی را تحت عنوان سازمان اسناد ملی ایران تشکیل دهند تا تمامی اسناد در بایگانی‌های راکد به این سازمان منتقل و در شرایط مناسب و استاندارد نگهداری شود؛ بنابراین اگر می‌خواهیم شاهد این‌گونه اتفاقات نباشیم، باید اسناد را به آرشیو ملی منتقل کنند.
برخی از این اسنادی که در حسن‌آباد سوخت، اسناد ملی بودند؛ به ویژه اسنادی که راجع به مصدق، آیت‌الله کاشانی و مسجد امام(ره) بود. بعد از این اتفاق کنجکاو شدیم ببنیم چه اسنادی آنجا بوده است، البته تاکنون موفق نشدیم با مسئول دفترخانه صحبت کنیم تا اطلاعات دقیق‌تری را دریافت کنیم. اما طی صحبتی که با معاون ثبت اسناد گفت‌وگویی داشتیم، اطلاعات کلی دریافت کردیم. منتظر هستیم تا در نهایت با خود مسئول دفترخانه گفت‌وگویی انجام دهیم.
با توجه به اینکه چندسالی هست که اداره ثبت اسناد، دیجیتال‌سازی اسناد را آغاز کرده، امیدواریم که نسخه دیجیتال این اسناد وجود داشته باشد و ما بتوانیم از آن استفاده کنیم. این دفترخانه، شماره 39 تهران بوده و نشان می‌دهد که از قدیمی‌ترین دفترخانه‌های تهران بوده که در قلب تهران قدیم مستقر بوده است. به همین جهت طبیعی است که بسیاری از اسنادی که در این دفترخانه نگهداری می‌شده، مربوط به تاریخ شکل‌گیری تهران، شخصیت‌های بزرگ فرهنگی، اقتصادی، اجتماعی و سیاسی یا اسناد مربوط به مکان‌های تاریخی و ... باشد؛ البته با توجه به اینکه گفته شده این اسناد نوعاً اسناد ملکی یا وکالت‌نامه بوده، باید نسبت به نگهداری این اسناد توجه ویژه‌ای می‌شد.
*تسنیم: مرکز اسناد ملی طبق قانون برای «جمع‌آوری» و «نگهداری» از اسناد کشور راه‌اندازی شده است. بعد از اتفاقاتی مانند حادثه حسن‌آباد، این سوال مطرح می‌شود که چرا مرکزی که برای این منظور راه‌اندازی شده، هنوز نتوانسته بعد از چند دهه در جمع‌آوری اسناد موفق عمل کند؟
آرشیو ملی دو وظیفه برعهده دارد؛ یکی از این وظایف را شما اشاره کردید، وظیفه دیگر آرشیو ملی این است که به بایگانی‌های دستگاه‌ها سامانی داده و به مدیران اسناد دستگاه‌ها آموزش دهد و آنها را مجهز به آشنایی با اصول و فنون بایگانی کند. درباره گردآوری و فراهم‌آوری اسناد نیز براساس آنچه در قانون تأسیس سازمان آمده، دستگاه‌ها مکلف هستند که بایگانی‌های خود را وقتی به بایگانی راکد تبدیل شد یا وقتی 40 سال از آخرین برگی که در پرونده موضوع قرار گرفت، گذشت باید در اختیار سازمان قرار دهند. هرچند بسیاری از دستگاه‌ها اسناد خود را به موقع در اختیار سازمان قرار می‌دهند و یا حتی مردم بعد از انتشار فراخوان‌های متعدد، راغب به ارائه این اسناد به آرشیو ملی شده‌اند، اما ما هنوز با مقاومت برخی از دستگاه‌ها مواجه هستیم. شاید بخشی از این روند به این بازگردد که ماهیت دوگانه دارند؛ مثلاً دفاتر ثبت اسناد از سویی خصوص هستند و از سوی دیگر، نماینده‌ای از دولت هستند؛ بنابراین کمتر اسناد خود را در اختیار ما قرار دادند. آنها معمولاً از ما سند دریافت می‌کنند، اما اسناد خود را در اختیار ما قرار نمی‌دهند.
قانون‌گذار به غیر از وزارت دفاع، باقی دستگاه‌ها را مکلف کرده تا اسناد خود را در اختیار آرشیو ملی قرار دهند. به همین دلیل شورایی پیش‌بینی شده که شورای فرادستگاهی است که دو صاحب‌نظر، چهار وزیر و نمایندگانی از برخی وزارتخانهها حضور دارند تا اگر احیاناً در ارتباط با برخی از دستگاه‌ها موفق به دریافت اسناد نشدیم، بتوانیم از ابزارهای قانونی برای این کار استفاده کنیم که خوشبختانه اکثر دستگاه‌ها همکاری داشتند، اگر برخی دستگاه‌ها همکاری نکردند با استفاده از حضور آنها در شورای اسناد ملی، اسناد را دریافت کردیم.
*تسنیم: کدام وزارتخانهها در سال‌های گذشته بیشترین و کدام کمترین همکاری را در این زمینه داشته‌اند؟
قوه قضائیه، دانشگاه‌های وابسته به وزارت بهداشت، سازمان برنامه و بودجه کشور، وزارت آموزش و پرورش و ... از جمله دستگاه‌هایی هستند که به صورت مستمر با ما همکاری دارند. اما در این میان برخی از دستگاه‌ها هستند که کمتر همکاری می‌کنند. مثلاً وزارت نفت که ماهیت دوگانه دارد؛ هم وزارتخانه است و هم شرکت. به همین دلیل گاهی شرکت‌ها خودشان را مشمول قانون نمی‌دانند. سال گذشته البته با همکاری که صورت گرفت بخش قابل توجهی از اسناد وزارت نفت به مرکز اسناد ملی منتقل شد.
*تسنیم: وزارت امور خارجه چطور؟
وزارت امور خارجه نیز چون مرکز مستقل و تخصصی برای نگهداری اسناد دارد(مرکز اسناد وزارت امور خارجه) کمتر اسناد خود را به اسناد ملی منتقل می‌کنند.
*تسنیم: اما طبق قانون باید این اسناد به مرکز اسناد ملی منتقل شود.
بله، در قانون به غیر از وزارت دفاع از وزارتخانه دیگری یاد نشده است. پیش از پیروزی انقلاب مرکز اسناد شکل گرفته است، به همین دلیل اسناد در همانجا نگهداری می‌شود.
*تسنیم: آقای زرافشان با توجه به آنچه اشاره کردید، برآورد می‌کنید که چه تعداد سند به این شیوه غیر استاندارد نگهداری می‌شوند و در معرض خطر هستند؟
برآورد دقیقی در این زمینه نمی‌توان انجام داد، اما هر دستگاهی که اسناد به ویژه بایگانی راکدش را در اختیار ما قرار نداده باشد، جزو این اسناد قلمداد می‌شود. دو سال پیش یک رویداد مشابه در میدان ولیعصر رخ داد که بایگانی اسناد یکی از دستگاه‌ها شب تا صبح سوخت و روز بعد متوجه شدند که تمامی اسنادی که در آنجا نگهداری می‌شد، از بین رفته است.
بایگانی‌های راکد معمولاً مجهز به سیستم‌های اطفای حریق نیستند، به همین دلیل هرگاه آتش‌سوزی رخ دهد، اسناد به کلی نابود می‌شود. حتی اگر آتش‌نشانی هم به موقع خود را به محل آتش‌سوزی برساند، اسناد کاملاً نابود خواهد شد؛ چون یا در معرض آتش خواهند سوخت و یا با آب که برای اطفای حریق استفاده می‌شود، نابود خواهند شد. این اتفاق در مورد اسناد میدان حسن‌آباد نیز رخ داده است؛ به این صورت که بخشی از اسناد دچار حریق شده‌اند و بخش دیگری با آبی که برای خاموش کردن آتش استفاده شده، نابود شدند. این در حالی است که مخازن مرکز اسناد ملی مجهز به سیستم‌های پیشرفته اطفای حریق هستند. در صورت نیاز از گازهای شیمیایی استفاده می‌شود که هیچ‌گونه آسیبی به سند وارد نمی‌کنند و کاغذ دربرابر آن مصون است.
بیشتر بخوانید
*تسنیم: با این توصیف به نظر می‌رسد که میلیون‌ها برگ سند در معرض خطر هستند.
بله، همین‌طور است.
*تسنیم: با توجه به اتفاقی که در میدان حسن‌آباد رخ داد، آیا بنا هست که تصمیم جدیدی گرفته شود تا برخی از مراکز مانند سازمان ثبت اسناد مکلف به انتقال اسناد راکد خود شوند؟
بله، بعد از شنیدن این خبر پیگیری‌ها را شروع و با معاون سازمان اسناد جلسه‌ای برگزار شد تا حداقل از دفاتر اسناد، اسناد قدیمی دریافت و به سازمان منتقل کنیم.
