جایگاه روابط عمومی ویک روابط عمومي كارآمد چه ويژگي هايي دارد؟

جایگاه روابط عمومی ویک روابط عمومي كارآمد چه ويژگي هايي دارد؟

امروز هیچ سازمان ویا ارگانی را نمی توان یافت که بدون مجموعه روابط عمومی بتواند کاملا به اهداف خود دست یابد ،به فعالیتها استمرار بخشیده وحرکت سهل وسریعی داشته باشد .روابط عمومی با مجموع فعالیتهای خود ؛به نیازهای روحی کارکنان از جمله :محبت واحترام کذاشتن،دانستن وفهیمدن،توجه وتمجید ودردل ونیاز معاشرت ،پاسخ می دهد واز طرفی در تغییر ویا تثبیت افکار دورن سازمان با استفاده از ابزارها وتکنیکتهای خاص خود ایفای نقش می کند .

روابط عمومی به عنوان بازوی قوی در کنار مدیریت یک مجموعه ؛در تبیین اهداف سیاستهای سازمان ومدیریت با برگزاری جلسات ،انتشارمجلات درون وبرون سازمانی نیز با استفاده از رسانه های ،اقدام نموده واز طریق افکار سنجی به ذهنیت ومشکلات کارکنان پی برده وبا تاثیر گذاری بر مدیریت در حل مشکلات تلاش می کند واز همه مهمتر روابط عمومی با پاسخگویی به نیازهای اجتماعی ،روحی وروانی کارکنان ،نقش مهمی درانگیزه وهمبستگی کارکنان ایفا می کند .

گرچه امروز جایگاه روابط عمومی یک اصل مهم در ادارات وسازمانها به شمار می رود  وبه عنوان چشم وگوش  وزبان گویای یک سازمان است ،اما نگاه نازل برخی مدیران به روابط عمومی،عدم بکارگیری نیروهای متخصص وبا تجربه ،کمبود امکانات وبهره نگرفتن از تکنولوژی پیشرفته ،عدم پوشش عملکرد وفعالیتهای ،ادارات وسازمانها،کارخانجات ، ونهادها،توسط برخی مسئولین روابط عمومی در رسانه های ارتباط جمعی ،استفاده نکردن از توان اداره وسازمان وپتانسیل های موجود توسط مسئولین روابط عمومی از آسیب های روابط عمومی در ادارات وسازمانها می باشد ،گرچه در چند سال گذشته اقداماتی در خصوص جایگاه وکار روابط عمومی انجام شده ولی هنوز هستند ادارات وسازمانهایی که جایگاه وپست روابط عمومی دیده نشده است ویکی از پرسنل امور اداری و..در کنار کاری که انجام می دهد پست دوم ویاسوم به عنوان مسئول روابط عمومی داده شده بدون امکانات تخصصی در این حوزه ،که می طلبد مسئولین به صورت ریشه ای  در این خصوص اقدام نمایند .

روابط عمومي كارآمد چه ويژگي هايي دارد؟

روابط عمومي ،نقشي بسيار مؤثر دربهبود وضعيت سازمان ها وايجاد تعامل بين مجموعه اي وبرون سازماني دارد. مسئول روابط عمومي درهردستگاه وسازمان دولتي وخصوصي ،بايستي واجد يك سري خصوصيات و روش هاي كارآمد دراداره امور وانجام وظائف شغلي باشد تابتواند ،مايه ي پيشرفت كاري درادارات وسازمان ها گردد.روابط عمومي، از زمان هاي قديم تا قرن۲۱ ،تغييرات شگرفي  را به خود ديده است .روابط عمومي قرن ۲۱، بسيار پيچيده تر از روابط عمومي هاي قبل از آن است و تحولات فراگير دنياي معاصر مسئوليت هاي بيشتري را متوجه كارگزاران روابط عمومي مي كند .اگر بخواهيم روابط عمومي درحد مطلوبي ومتناسب با شرائط قرن۲۱نقش آفريني كند ،بايستي به گونه اي برنامه ريزي شود كه در درجه ي نخست درهرسازماني، نسبت به تثبيت وتقويت جايگاه روابط عمومي اقدام گردد.درمراتب بعدي ،تدوين ساختار واساسنامه روابط عمومي ، درنظر گرفتن نيروهاي كافي براي انجام وظائف مربوطه ومجهز شدن به ابزارهاي نوين ارتباطي مورد توجه قرار گيردتا روابط عمومي بتواند از عهده ي مسائل گسترده دنياي معاصر برآيد و راهنماي خوبي براي مجموعه كاري  ومخاطبان  گردد .

 روابط عمومي كارآمد چه ويژگي هايي دارد؟

مدير روابط عمومي بايد به گونه اي انتخاب شود كه داراي ويژگي ها يي باشد تا براساس آن ها بتواند موفقيت لازم رادرپيشبرد اهداف سازماني محقق نمايد واعتماد مخاطبان اداره وسازمان را نيز به خود جلب نمايد . دراينجا برخي از ويژگي هاي  لازم براي انتصاب مسئول روابط عمومي ذكر مي شود :

۱- مهارت فني

۲- دانش ومهارت تخصصي

۳-سوابق تجربي موفق

۴- توانمندي هاي فردي نظير پژوهش افكار عمومي ،سخن وري ،قدرت بيان ،قلم توانا ،توانمند درتجزيه وتحليل مسائل ،داراي سعه صدر  كه درپرتو آن ها بتواند تعامل مطلوب ومؤثري را درروابط سازماني برقرار كند

۵- اخلاق ومنش متناسب با حرفه روابط عمومي

۶- احساس تعهد نسبت به سازمان وجامعه

وظايف روابط عمومي موفق :

     گرچه مجموعه وظايف يك روابط عمومي ،به روش هاي كليشه اي دنياي ارتباطات وتبليغات ختم نمي شود ،وهرگز نمي توان آن ها را محدود ومحصور دريك سري رفتار وبرنامه ها كرد ،اما روابط عمومي براي وصول به موفقيت سارماني ،نبايد بدون برنامه حركت كند ،بلکه بايد خيلي هدفمند ،منظم وقاعده مند  باشدتا بتواند در راستاي انجام وظايف، موفقيت حاصل نمايد .دراينجا به بعضي از وظايف يك روابط عمومي با رويكرد نوين ومتمايل به «قرن ۲۱ »به صورت مختصر پرداخته مي شود :

۱-ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان

۲-حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و ... این در

حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد.

۳-همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.

۴-برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت ماهیانه یا فصلی.

۵-ارتباط تنگاتنگ با اینترنت ،خبرگزاری ها ،وب سايت ها و وبلاگ ها

۶-توجه به اطلاع رساني آنلاين وداشتن حداقل يك سايت ويا وبلاگ تخصصي براي  سازمان واداره

۷-ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان.

۸- انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن جهت ارائه به کارکنان.

۹-روابط عمومي موفق، نه ،«توجيه گر»است ،نه «تبيين گر» ،بلكه «تحليل گر» است .

۱۰-صداقت دركار روابط عمومي ،نقش بسيار مهم و سازنده اي دارد وسبب جلب اعتماد می شود.پس

نباید «صداقت کاری» را حتی برای یک لحظه  از نظر دورنگه داشت.

۱۱-روابط عمومی ، مهندسی ارتباط رضایت مندانه و پایدار است .پس مسئول روابط عمومی بايد

دربرقراري  «ارتباط رضایت مندانه »بین دستگاه متبوع ومخاطبان بکوشد.

۱۲-روابط عمومی آیینه تمام نمای یک مؤسسه می باشد .بنابراین نباید «بزرگ نمایی» ویا «کوچک

نمایی» پیشه كرد ،بلکه بایستی ،مسائل وتنگناها را «همان گونه كه هست» منعكس نمود.

۱۳-چاپ بروشور پیام های آموزشی، پژوهشی و دیگر فرآورده های سازمانی.

۱۴-خروج روابط عمومی از موضع «انفعالی» به موضع «فعال»

۱۵-برای شرکت در مراسم و مناسبت های مختلف دعوت از خبرنگاران  فراموش نشود.

۱۶- موضع گیری شخصی و سیاسی  در تنظیم خبر دخالت داده نشود .

۱۷-اجرای سیستم مکانیزه خبر رسانی ( روابط عمومی الکترونیک )  جدی گرفته شود .

۱۸-باید به تمامی رسانه ها و خبرنگاران آنها احترام گذاشت ، تبعیض بین خبرنگاران باعث دلسردی

خبرنگاران نسبت به روابط عمومی و عدم انعکاس مناسب اخبار خواهد شد .

۱۹-این هنر روابط عمومی است که به اندازه قابلیت و توان رسانه ها از آنها به نفع سازمان بهره ببرد.

۲۰-مسئول روابط عمومي بايد با نصب العین قراردادن عبارت مشهور « خیر الکلام ما قل و دل» و تنظیم

اخبار در حجم کم ، و بیان اصلی ترین و مهمترین عناصر خبری «کوتاه نویسی» را تجربه نماید.

۲۱-خوش برخورد بودن ،لازمه ي كار روابط عمومي است .

۲۲-سرعت عمل وایفای نقش مؤثر وارزنده درمواقع حساس وبحراني ،عامل بسيار مهمي درموفقيت

وكارآمدي يك  روابط عمومي است .

۲۳-مدیریت تابلوی اعلانات وبه روز کردن مطالب آن

۲۴-برقراری تعامل مطلوب وسازنده بين اداره یاسازمان مربوطه با سازمان ها ،ادارات،نهادها واشخاص

حقيقي وحقوقي

۲۵-تهيه گزارش فعاليت  واحدها وجمع بندي آن به صورت گزارش ماهانه ،فصلي وسالانه

۲۶-پاسخگو كردن دستگاه اداري وخصوصي دربرابر مخاطبان وقائل شدن احترام براي ارباب رجوع و

 افكارعمومي

منابع :     

۲-http://www.harkat.com/-مقاله آقاي محمد محبي- منبع : همشهری-يکشنبه 24 مهر 1384

۳-http://kazemidinan.blogfa.com/-مقاله غلامرضا كاظمي دينان باعنوان «وظائف روابط عمومی »

۵-مقاله علي غلاميان -روابط عمومي درقرن۲۱-http://ravabetmodern.blogfa.com/