حامد آزادی مدیر روابط عمومی فرمانداری رودان در یادداشتی به بیان اهمیت جایگاه روابط عمومی و ضعف های این حوزه در شهرستان رودان و ارایه راهکارهای موثر جهت بهبود عملکرد در این بخش در ادارات و سازمان ها پرداخته و بر نقش ویژه آنها در جهاد تبیین و اطاعت از فرمان رهبر انقلاب تاکید کرده است.
وی در این یادداشت به مطالبی اساسی و علمی در حوزه روابط عمومی اشاره کرده که می تواند برای فعالان این بخش موثر باشد.
روزگاری که مفهوم روابط عمومی در نصب بنر و پارچه نوشته خلاصه می شد
تا همین یک دهه گذشته که هنوز فضای مجازی بر جامعه بطور کامل گستره نیافت بود و سلطه بی چون چرایی را بر زندگی ها و امور مختلف ادارای و اجتماعی حاکم نکرده بود هرزگاهی اگر جایی نامی از روابط عمومی یک اداره، نهاد و سازمانی برده می شد بی درنگ نصب پارچه نوشته ، بنر و یا تزیین فضای ادارای و شهری در مناسبت های مختلف بر ذهن ها نقش می بست. البته هر چندگاهی هم اطلاعیه های بر تابلو اعلانات ادارات را هم می دیدیم که زیرنویس اش پیوست روابط عمومی داشت و انگار از چیزی در آن اداره خبر می داد.
اما پس از آن بود که نگاه جامعه و البته بسیاری از مدیران هم به حوزه روابط عمومی در سازمان مربوطه شان شروع به تغییر کرد چرا که حالا مفهوم روابط عمومی و ارتباطات درون و برون سازمانی را بیشتر و بهتر درک می کردند. اخبار ، برنامه و سیاست های دستگاه متبوع شان خیلی راحت و در کوتاه ترین زمان ممکن به دست مردم می‌رسید و رسانه ها و جراید هم همیشه از آن می نوشتند.
اما این رویه و اهمیت کار روابط عمومی در کلان شهرها و یا مراکز استان ها شاید جا افتاده باشد اما معمولا می بینیم یک مدیر شهرستانی هنوز که هنوز است به اهمیت و جایگاه پر معنا و مخاطب روابط عمومی پی نبرده است و حتی در بیان عملکرد و خدمات دستگاه خود هم عاجز مانده است.
مغفول ماندن آموزش روابط عمومی ها
با قاطعیت می توان گفت در این میان مشکل اصلی آنها نداشتن یک نیرو قوی و متخصص در حوزه روابط عمومی است که مهمترین رکن آن یعنی آموزش ها لازم را پشت سر گذاشته باشد. در این میان نقش خود مدیر هم بسیار حائز اهمیت است چون او می توانند با بهره گیری از راهکارهایی مانند تهیه منابع تخصصی روابط عمومی مانند نشریات تخصصی که در این حوزه منتشر می شود و در اختیار قرار دادن آن به کارکنان روابط عمومی ، برگزاری سخنرانی های تخصصی با دعوت از صاحب نظران و استادان رشته ارتباطات و روابط عمومی، برگزاری همایش های آموزشی برای عمق بخشیدن به اطلاعات کارکنان ، برگزاری دوره های کوتاه مدت برای تمامی کارکنان خود برای فراگیری مهارت های علمی و دانشگاهی روابط عمومی و ارتباطات ضرورت دارد که در واقع با کمترین هزینه ممکن این امور تحقق می یابد.
شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن مهمترین وظیفه روابط عمومی است
با بررسی تعاریف روابط عمومی می توان گفت که مهمترین وظیفه روابط عمومی ، شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال می شود. بی تردید این وظیفه در قالب مجموعه ای از فعالیت های ارتباطی صورت می‌گیرد.
باید در کنار اصل کار روابط عمومی وظایف کلان دیگری را هم مانند برنامه ریزی و ساماندهی ارتباط دو سویه دستگاه با مخاطبان، تهیه و تنظیم برنامه های اجرایی ارتباطی سالانه، میان مدت و بلند مدت براساس اهداف، گردآوری، تدوین و انتشار گزارش عملکرد دستگاه در دوره های معین، برنامه ریزی و برقراری ارتباط با مجامع، مطالعه ، بررسی و انجام پژوهش های کاربردی در حوزه روابط عمومی، سنجش افکار عمومی در سطح دستگاه، برنامه ریزی در جهت انجام فعالیت های تبلیغاتی و انتشاراتی مانند چاپ بروشور، پوستر، تیزرهای تبلیغاتی و ..... در جهت انعکاس فعالیت های دستگاه، برنامه ریزی و برقراری ارتباط با رسانه های جمعی در جهت اطلاع رسانی صحیح و انعکاس و تشریح فعالیت های دستگاه و همچنین بررسی و پاسخ به سوالات ، انتقادات و شبهات، بررسی و پاسخگویی به مکاتبات مردمی، دریافت نظرات عموم از طریق راه اندازی و ارائه شبکه پیام گیر و برگزاری ملاقات های مردمی، انعکاس و تشریح دیدگاه های دستگاه، سیاستگذاری و تعیین خط مشی ها و راهبردهای رسانه ای، انتشاراتی ، تبلیغاتی و ارتباطات مردمی، جمع آوری ، طبقه بندی و نگهداری اطلاعات، اسناد و مدارک نوشتاری، دیداری و شنیداری و ایفا نقش سخنگو دستگاه را هم به آن افزود.
ضعف هایی که یک روابط عمومی را رنج می دهد
تحقق وظایف یک روابط مستلزم داشتن برخی امکانات ، تجهیزات و منابع مالی است تا فرد بتواند نمایش قابل توجهی از عملکرد سازمان متبوع خود ارایه دهد. به عنوان یک مدیر روابط عمومی همین امر را در سطح ادارات و نهادهای شهرستان رودان بررسی کردم و نتایج حاصل از آن کامل صدق بر عدم توجه کافی مدیران به تجهیزات مورد نیاز یک روابط عمومی برای تحقق اهداف سازمان را داشت. بعضاً حتی یک دوربین عکاسی برای ثبت رویدادهای روزانه خود را هم نداشتند و یا چند پست سازمانی را در کنار هم یدک می کشیدند که این موارد موجب می شد در بازدید مجدد دیگر آن فرد به عنوان روابط عمومی نباشد.که این بزرگترین ضعف برای یک مدیر در مجموعه تحت نظر اش محسوب می شود.
عدم بهره گیری از تکنیک های ارتباطات
صد البته که یک مدیر در سازمان اگر چه هم با تنگ های مختلفی برای حمایت از روابط عمومی خود مواجه باشد اما با بهره گیری از برخی تکنیک های ارتباطی می توانند کاستی ها را به بهترین شکل ممکن پوشش دهد و خلأ نداشتن روابط عمومی و یا کمبود امکانات در روابط عمومی خود را به خوبی محو کند که در این میان می توان به ارسال خبرها، گزارش ها، مقاله ها و سایر مطالب نوشتاری به رسانه ها، حضور در محافل و مجالس ، بازدید ها و حضور دربین خبرنگاران و سخنرانی و گفتگو با آنها، انتشار خبرنامه، بروشور ها و هرگونه مواد چاپی حاوی اطلاعات دستگاه متبوع، ساخت فیلم های خبری، مستند ، اسلاید ، اطلاعیه های عمومی صوتی و تصویری ، تبلیغات محیطی و فضا سازی محیطی ، گرامیداشت مناسبت های ویژه با اجرای برنامه های مختلف از جمله مسابقه، همایش و پوشش خبری دادن آن برنامه اشاره کرد.
روابط عمومی‌ها پایه‌های اساسی جهاد تبیین در کشورند
در آغاز سال ۱۴۰۱ مقام معظم رهبری فرمان جهاد تبیین در کشور صادر کردند، جهادی که قطعا بخش عظیمی از آن برعهده اهالی قلم ، رسانه و روابط عمومی است.
در واقع امروز همه به این باور رسیده‌اند که توفیق در اجرای هیچ سیاست، طرح یا برنامه‌ای بدون اطلاع‌رسانی شفاف و مسئولانه ممکن نیست و این فرآیند نیز جز با نقش‌آفرینی فعالانه و حرفه‌ای روابط عمومی‌ها قابل تحقق نیست.
روابط عمومی‌ها از آنجا که پل ارتباطی سازمان‌ها یا اجزای نظام حکمرانی با مردم به شمار می‌روند، در شکل‌گیری ارتباطات موثر که لازمه تحقق جهاد تبیین است نقش اساسی ایفا می‌کنند و این نقش طبعاً در دولتی که مردمی بودن و عدالت محوری را بر تارک برنامه‌های خود نشانده، از اهمیت بیشتری برخوردار است.
در روزگار تکثر و تعدد کانال‌های تولید و انتشار محتوا، مسئولیت همکاران روابط عمومی در اطلاع‌رسانی مستمر و صادقانه سنگین‌تر از گذشته است. امروز همه به این باور رسیده‌اند که توفیق در اجرای هیچ سیاست، طرح یا برنامه‌ای بدون اطلاع‌رسانی شفاف و مسئولانه ممکن نیست و این فرآیند نیز جز با نقش‌آفرینی فعالانه و حرفه‌ای روابط عمومی‌ها به نتیجه نمی رسد.
